Verkkolähetys on tapahtumasi koronavirusrokote

JV_omakuva

Janne Vainionpää

2020 / 03 / 04

Kirjoittaja on videoviestinnän
Swiss army knife.

Artikkelin lukuaika: 3 min

Voimme vain spekuloida sillä, onko koronavirus niin vaarallinen, että kokonaisten kaupunkien sulkeminen ja ihmisten asettaminen karanteeniin on välttämätön varotoimi. Vai onko kyseessä vain steroideilla varustettu influenssa? Tuohon kysymykseen ei liene yksiselitteistä vastausta. On kuitenkin varmaa, että olemme ajautumassa tilanteeseen, jossa viestinnän toteuttaja joutuu pohtimaan onko vastuullista järjestää suurempaa ryhmää samaan tilaan kokoavaa tapahtumaa. Jo nyt kasvava joukko potentiaalisia osallistujia jättää riskin ottamatta.

Yleisötilaisuuksien puuttuminen on haaste viestinnälle

Jos saavutamme pisteenjossa yleisötilaisuuksien järjestäminen ei ole viruksen leviämisen välttämiseksi mahdollista; oleellinen viestinnän työkalu, siis tapahtumien järjestäminen, katoaa työkalupakista. Tämä vaikeuttaa monia hyvän viestinnän kannalta oleellisia toimenpiteitä. Miten järjestetään esimerkiksi yrityksen sisäiset tulosinfot tai sidosryhmille suunnatut tilaisuudet, joissa on perinteisesti jaeltu kohderyhmille tärkeää tietoa? 

Sisäisen viestinnän kontekstissa tuon viestinnän puuttuminen voi entisestään lisätä oman työntekijäkunnan epävarmuutta tilanteessa, jossa informaation tarve korostuu. Miten pitää yllä työntekijöiden turvallisuuden tunnetta ja välttää organisaation ajautuminen informaation puutteesta johtuvaan epävarmuuteen?

Kollaboraatiotyökalut ovat vain osa ratkaisua

Teams (samoin kuin jotkin muut kollaboraatioratkaisut) tarjoaa työkalut online-kokouksiin ja broadcast-tyyppisiin tilaisuuksiin. Organisaation sisäisessä kontekstissa nämä toimivatkin pääsääntöisesti hyvin. Toisaalta, esimerkiksi Teamsin broadcast-sovellus ei sellaisenaan sovellu hyvin one-to-many kommunikaatioon silloin, kun kohderyhmä on kokonaan tai osittain oman organisaation ulkopuolella.

Toimivan verkkolähetyksen järjestäminen on kompleksisempi asia kuin esimerkiksi Teams-kokouksen järjestäminen – ja tässä kannattaakin hyödyntää asiaan erikoistunutta toimijaa. Teknisesti huonosti toimivat verkkolähetykset kun kääntävät kyseisen viestintätoimenpiteen vaikutuksen helposti negatiiviselle puolelle.

Verkossa tapahtuvat tilaisuudet ovat parhaimmillaan sitouttavaa viestintää

Ei liene yllättävää, että streaming-palveluja tarjoavan yrityksen blogissa tarjotaan ratkaisuna tilaisuuksien järjestämistä online. Joskin hyvästä syystä: 

Vaikka poikkeuksiakin löytyy, tänä päivänä kun tilaisuus järjestetään ”hybridinä” eli siten, että osallistuminen on mahdollista joko paikan päällä tai etänä, huomattavasti suurempi joukko valitsee etäosallistumisen. 

Tilaisuuksien verkkolähetykset tarjoavat vaivattoman ja laadukkaan sisällön seuraamisen lisäksi myös erinomaiset mahdollisuudet osallistua vuorovaikutteisella tavalla. Esimerkiksi chat-toiminto ja online-äänestykset aktivoivat osallistujaa, mikä parantaa viestinnän tehoa. Aktiivinen osallistuja omaksuu sisällön tutkitusti paremmin. Verkkolähetyksen lisäksi tilaisuudesta saadaan käyttöön tallenne, joka tarjoaa sisällön myös niille, jotka eivät tilaisuuden ajankohtana pysty olemaan läsnä. 

Pitäisikö suunniteltu tilaisuus perua? 

Tämä kysymys on jo monen huulilla. Voi olla, että tilaisuuden sisällön tuottamiseen, järjestelyihin ja markkinointiin on jo investoitu huomattavasti aikaa ja rahaa, mutta koronaefekti uhkaa tuon investoinnin valumista viemäristä alas. Vastaus on useissa tapauksissa mielestämme selkeä “ei kannata perua”.  

Varsinkin tapauksissa, joissa sisältö on luonteeltaan ajankohtaista, fyysisen tilaisuuden korvaaminen verkkolähetyksellä on hyvä vaihtoehto. Tilaisuuteen jo mahdollisesti ilmoittautuneilla on konkreettinen syy miksi he ovat tulossa tilaisuuteen, ja erityisesti heille tämä on hyvää palvelua.

Olemme valmiina  

Muutimme uusiin tiloihin maaliskuun alussa, Ruoholahden metroaseman viereiseen tornitaloon. Täältä meiltä löytyy teknisesti ja visuaalisesti erittäin toimiva studio, josta pystymme toteuttamaan niin lyhyet infot kuin myös koko päivän seminaarit osallistujille ympäri maailman. Studion yhteydessä on viihtyisä taukotila, jossa seminaarin esiintyjät voivat seurata esityksiä ja tehdä muita töitä omaa esiintymistä odotellessa. Vaihtoehtoisesti esiintyjät voivat esiintyä vaikkapa kotoaan etäyhteyden välityksellä. Ja luonnollisesti tiimimme liikkuu tarvittaessa tuottamaan lähetyksen sieltä mistä se on teille sopivinta tehdä.  

Ota yhteyttä palvelupisteemme kautta, lähetä sähköpostia info@flik.fi tai soita 020 729 1440, niin varmistetaan yhdessä toimivan viestinnän jatkuvuus koronaviruksesta huolimatta.