Kolme askelta kannattavamman online-tapahtuman järjestämiseen

Riku Pyhälä

In Blogi Posted 15 helmikuun, 2022

Mikä tahansa järjestämäsi online-tapahtuman tavoitteena onkin, suunnitteluun ja käsikirjoitukseen on järkevää panostaa entistä enemmän, koska kutsuja satelee nyt monesta tuutista ja osallistujien ajasta kilpaillaan tosissaan. Tapahtumainvestoinnille halutaan saada mahdollisimman hyvä tuotto, joten on tärkeää paitsi tavoittaa oikeat henkilöt, myös vangita heidän mielenkiintonsa koko tilaisuuden ajaksi ja lopulta saada heidät toimimaan halutulla tavalla. Poimi blogistamme vinkit kannattavamman tilaisuuden järjestämiseen!

Tervehdys Flikiltä ja tervetuloa uuden blogimme pariin! Uusi vuosi on pyörähtänyt käyntiin ja suurista odotuksista huolimatta tapahtumarintamalla meno näyttää jatkuvan parin edellisvuoden kaltaisena, etätöitä ja -tapaamisia suosivana. Viime vuoden loppupuolella pääsimme käynnistämään hybriditapahtumien sarjan, mutta tällä hetkellä paluu tyystin online-tapahtumiin näyttää väistämättömältä ainakin joksikin aikaa. Tilaisuuksien järjestämistä pohtivien ei kuitenkaan kannata vaipua epätoivoon, vaan ottaa ilo irti online-tapahtumien tarjoamista mahdollisuuksista sidosryhmiensä tavoittamisessa ja aktivoimisessa.

1. Luo elämyksiä

Poikkeusajat ovat luoneet tarpeen paitsi turvallisille, myös vuorovaikutteisille ja mukaansatempaaville tapahtumille. Vaikka me Flikillä olemme olleet mukana tapahtumien striimauksessa jo 20 vuoden ajan, on parin viime vuoden aikana herännyt tarve täysin erilaisille, tv-tuotantojen kaltaisille nopeatempoisille ja nimenomaan online-yleisön tarpeisiin räätälöidyille, visuaalisesti näyttäville tilaisuuksille. Tämän päivän housuton kokoustelija on mukavuudenhalussaan jo tottunut etäosallistumisen helppouteen ja pitkäveteiset webinaarimaratonit herättävät meissä jokaisessa tarpeen multitaskingiin (vaiko -paskingiin?) ja arvokkaat osallistujat ryhtyvät aktiivisen osallistumisen sijaan naputtelemaan sähköpostejaan tai katoavat somen sokkeloihin juuri kun tilaisuuden key note speaker on pääsemässä pääviestin ytimeen kalvolla 73. Mikä avuksi?

2. Sano se tiivistäen

Jotta ohjelma saadaan tiivistettyä mielenkiintoiseen ja informatiiviseen muotoon, tulee vanhojen kokopäiväseminaarien kahdeksan tunnin agendat heittää viimeistään nyt romukoppaan, ja ryhtyä miettimään mikä saa vaikka television ajankohtaisohjelman katsojan nauliutumaan ruutuun koko viisikymmenminuuttisen ohjelman ajaksi. Avainasemassa ovat käsikirjoitus, mielenkiintoiset puheenvuorot, keskusteleva tyyli sekä visuaalisesti tyylikäs kokonaisuus. Lähetyksessä usein vuorottelee etukäteen nauhoitettu videomateriaali ja suorana studiosta lähetettävä liveosuus. Kaikki tämä nivotaan saumattomaksi kokonaisuudeksi erilaisia animoituja videoinserttejä siirtymävaiheissa hyödyntäen, musiikkia ja loppuun asti hiottua studion lavastusta unohtamatta – miksei näin voisi suunnitella myös teidän yrityksenne seuraavaa tapahtumaa?

3. Osallista oikeasti

Usein tapahtumissa toivotaan myös jonkinlaista vuorovaikutteisuutta yleisön ja esiintyjän välillä. Moni pelkälle kameralle esiintynyt on huomannut, että ei olekaan niin helppoa puhua itsekseen, vaan jonkinlaista reaaliaikaista palautetta olisi mukava saada yleisöltä. Samoin yleisö puutuu helposti passiiviseen osaansa ja kuin varkain avaa selaimeensa toisen ikkunan, jättää monologin taustalle porisemaan, ja karkaa muihin kiinnostavampiin ajanvietteisiin. Tätä voidaan ehkäistä paitsi ohjelman rakenteen suunnittelulla, nopeatempoisemmalla ja tiivistetymmällä sisällöllä, myös vuorovaikutteisuutta lisäämällä.

Vuorovaikutteisuuden avulla katsojista tehdään aktiivisia osallistujia – jo tutuksi tulleiden chattien ja viestiseinien avulla voidaan vastaanottaa kysymyksiä ja kommentteja, tai vaikkapa valokuvia ja emojeita, mutta muitakin vaihtoehtoja on. Esimerkiksi somesta tuttuja emojireaktioita voidaan käyttää katsomon fiilisten jakamiseksi reaaliaikaisesti puhujien ja toisten katsojien näkyville, tai katsojille voidaan esittää ponnahdusikkunaan ilmestyviä kysymyksiä, joiden tulokset saadaan lähetyksessä näkyviin vaikkapa diagrammeina tai sanapilvinä. Näiden lisäksi voidaan hyödyntää verkostoitumistiloja ja keskusteluryhmiä sekä mahdollisuutta kahdenvälisiin keskusteluihin kaikkien osallistujien kesken tai vaikkapa järjestävän tahon ja osallistujien välillä. Nämä kaikki ominaisuudet ovat jo käytössä, joten miksi niitä ei kannattaisi hyödyntää?

Vaikka online-tapahtumien osallistujat yhä tekevät osallistumispäätöksensä ensisijaisesti kiinnostavan sisällön perusteella, ei ole mitään syytä olla hiomatta sisältöä vielä entistä mielenkiintoisemmaksi, napakammaksi tai olla käyttämättä kaikkia keinoja osallistavamman kokemuksen luomiseksi. Mikä on muuten teillä tapahtumien tavoitteena tai minkälaista toimintaa olisi osallistujilta toivottavaa odottaa tilaisuuden jälkeen? Tätä kannattaa tilaisuutta suunniteltaessa pohtia huolella, pelkkä runsas osallistujamäärä ei automaattisesti takaa hyvää tuottoa tapahtumainvestoinnille. Kaipaatko tähän apua tai haluatko kysyä asiasta? Ollaan yhteydessä, kommentoi alle tai laita viestiä niin jutellaan!