Kiitos mahdollisuudesta tehdä yhteistyötä webinaarissa tai tilaisuuden taltioinnissa. Pyrimme toteuttamaan palvelun smart premium -periaatteellamme, laadukkaasti ja tarkoituksenmukaisesti. Toivomme että ehdit lukaista läpi alla olevat ohjeistukset, mahdollisimman sujuvan yhteistyön ja onnistuneen projektin varmistamiseksi. Mikäli et ehdi lukea koko sisältöä, suosittelemme lataamaan lyhyen version checklististä alta. Checklistin voi täyttää ja lähettää täytettynä Flikille osoitteeseen ccare (at) flik.fi
Webinaarisivu on tärkeä osa yleisön kokemusta, ja voi parhaimmillaan tai pahimmillaan olla merkittävässä roolissa katsojan päätöksessä osallistua. Oli tapahtumasi sitten pieni tai megalomaaninen, mielestämme se pitää tarjoilla yleisölle kauniissa ja tarkoituksenmukaisissa puitteissa. Katso lopusta muutamia esimerkkejä erilaisista webinaarisivuista.
Sivulle suosittelemme sijoitettavaksi seuraavat tekstit:
Tilaisuuden otsikon: Otsikon on hyvä olla hakukoneystävällinen, eli mahdollisimman kuvaava ja kiinnostusta herättävä tapahtuman nimi.
Lyhyt kuvaus tapahtumasta: Miksi webinaari pidetään, mitä se tarjoaa yleisölle?
Ohjelma: Ohjelmaosioiden kellonajat ja otsikot helpottavat yleisön orientoitumista sisältöön. Suosittelemme myös käytettäväksi esiintyjien still-kuvia tai videoita, mikäli mahdollista. Kaikki esiintyjien still-kuvat toivomme toimitettavaksi kaikki koossa. Formaatti voi olla JPG tai PNG.
Muutama tärkeä asia, mikä tulee huomioida tilan varauksessa:
Rakennusaika, minimi 2 tuntia: Webinaarin tekniikan pystyttäminen vie hiukan aikaa. Käytäntömme on että tekniikan tulee olla lähetysvalmiudessa viimeistään tuntia ennen tilaisuuden alkua, laadun varmistamiseksi. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä että tekniikan set-up tulee alkaa viimeistään 1.5 tuntia ennen tilaisuuden alkua. Huomioithan tämän tilaa varattessa.
Internet: Useimmilla kokouspaikoilla on tarjolla langaton ja kiinteä internet-yhteys, usein langaton on ilmainen ja kiinteä maksaa lisää. Emme käytä tuotannoissamme esimerkiksi hotellien kokoustilojen langattomia yhteyksiä, koska samaan langattomaan verkkoon voi tulla epäsäännöllisesti suuria kuormia hotellin asiakkaiden toimesta, ja tämä on riski webinaarin tekniselle toimivuudelle. Käytännössä, suosittelemme tilaamaan tilan kiinteän verkkoyhteyden, vaihtoehtoisesti voimme tuoda paikalle omat tietoliikenneyhteytemme.
Äänitekniikka: Monissa kokoustiloissa on valmis äänitekniikka: mikrofonit ja kaiuttimet paikallista äänen toistoa varten. Jotta tilan omaa äänitekniikkaa voitaisiin käyttää webinaarilähetyksessä hyödyksi, tulee tilan äänitekniikasta olla otettavissa “summaääni” ulkoiseen järjestelmään (käytännössä meidän äänimikseriin tai kameraan). Jos tila tarjoaa omaa valmista äänitekniikkaa, kannattaa varmistaa tilalta, että “saako tilan äänijärjestelmästä otettua summaäänen XLR-liittimellä?”. Mikäli tämä ei ole mahdollista, tilan valmista äänitekniikkaa ei voida hyödyntää webinaarissa.
Osassa webinaareja yleisöstä ei kerätä minkäänlaisia tietoja, mutta erityisesti markkinointiviestinnällisissä tilaisuuksissa rekisteröityminen on keskeinen osa prosessia.
Rekisteröitymisvaiheessa voidaan katsojalta kysyä seuraavan tyyppisiä tietoja:
Tekstikentät: Nimi, yritys, puhelinnumero, sähköposti ja vastaavat tiedot. Pidäthän pakolliset kenttien määrän kohtuullisena.
Valintaboksit: Tiedot kuten esimerkiksi “haluan pysyä ajan tasalla uutuuksista”
Monivalintakysymykset: Kysymykset tyyliin “Mitä odotat tältä webinaarilta? a) tietoa b) ideoita c) jne”
Drop-down kysymykset: Kuten esimerkiksi “Olen: a) lääkäri b) hoitaja c) muu”
Ilmoitathan etukäteen mitä tietoja haluat webinaarin yhteydessä kysyttävän. Mikäli käytät rekisteröitymisessä lomaketta jostain muusta palvelusta, esimerkiksi markkinoinnin automaatiojärjestelmästä, webinaarisivulle tulee lisätä toiminnallisuus joila järjestelmään pystytään palauttamaan tieto siitä ketkä webinaariin osallistuivat.
Rekisteröitymiseen liittyy myös muita toiminnallisuuksia, valitse seuraavista mitkä haluat ottaa käyttöön.
Kalenterikutsu: Kaikille rekisteröityneille lähetetään automaattisesti kalenterikutsu webinaariin.
Email vahvistus: Webinaariin pääsee osallistumaan ainoastaan toimivalla sähköpostiosoitteella. Osoitteeseen lähetetään yksilöllinen linkki jolla webinaariin pääsee osallistumaan.
Webinaareissa katsojien oletuksena on mahdollisuus kysyä ja kommentoida. Voit valita yhden tai useamman seuraavista vaihtoehdoista.
Avoin chat: Katsojilla on mahdollisuus kysyä omalla nimellä tai anonyymisti, ja kaikki kommentit julkaistaan kaikkien katsojien nähtäväksi. Järjestäjällä on mahdollisuus poistaa kommentteja näkyvistä tässäkin vaihtoehdossa, mutta viestit julkaistaan ilman suodatusta.
Moderoitu chat: Katsojilla on mahdollisuus kysyä omalla nimellä tai anonyymisti, ja kommentit päätyvät moderointiin – josta niitä voidaan julkaista muiden katsojien nähtäväksi, tai käsitellä tilaisuudessa muulla tavalla.
Twitter: Chattiin voidaan liittää mahdollisuus kommentoida twitterissä valitulla hashtagilla. Valittujen hashtagien Twitter-viestit päätyvät moderointiin tai julkaistaan webinaarisivulla – sen mukaan kumpi ylläolevista vaihtoehdoista on valittuna.
Onsite app: Mikäli tilaisuudessa on paikan päällä yleisöä, heille voidaan luoda lyhyt-URL jolla paikan päällä oleva yleisö voi osallistua kommentointiin omalla älypuhelimellaan.
Chat-seinä: Näkymä joka voidaan näyttää tilaisuudessa omalla screenillä. Tässä näkymässä näytetään kaikki julkaistavat chat-viestit ja Twitter-kommentit.
Suosittelemme vahvasti äänestyksien käyttämistä webinaareissa. Ne toimivat kahteen suuntaan – auttavat webinaarin järjestäjää tuntemaan oman yleisönsä, ja toisaalta ne myös aktivoivat yleisöä. Aktivoitunut katsoja on sitoutuneempi ja aktivoituminen myös parantaa sisällön muistettavuutta. Äänestysten sisältö on hyvä määrittää hyvissä ajoin etukäteen – ilmoitathan haluamasi kysymykset vastausvaihtoehtoineen meille niin valmistelemme ne webinaaria varten. Äänestysten ajoitusta varten tuotantotiimimme tarvitsee myös ajolistan tai vastaavan tiedon siitä missä vaiheessa webinaaria äänestykset toivotaan julkaistavan.
Liitämme esitysmateriaalit lähetykseen joko kaappaamalla signaalin esityskoneesta (esityskone tulee tällöin olla Flikin) tai lisäämällä esityskalvot etukäteen järjestelmäämme. Mikäli esitysmateriaaleissa on jotain muuta kuin pelkkiä powerpoint-kalvoja (kuten esimerkiksi videoita, verkosta näytettäviä demoja), ilmoitathan siitä viimeistään kaksi arkipäivää ennen tilaisuuden alkua – laadukkaasti toimiakseen nämä voivat vaatia lisätekniikkaa, joten tarvitsemme varoaikaa tarvittavien resurssien varaamiseen projektiisi. Powerpoint-esitykset toivomme toimitettavaksi selkeästi nimettynä viimeistään 24h ennen tilaisuuden alkua. Mutta ei huolta, tiedämme että esiintyjät usein toimittavat materiaalit viime tingassa, ja tiimimme joustaa tarvittaessa.
Organisaation sisäisissä webinaareissa on usein syytä suojata sisältö siten, että ulkopuoliset eivät pääse katsomaan sisältöä. Tähän on useita vaihtoehtoisia tapoja, joita voidaan myös ketjuttaa (siten, että mikäli katsoja ei pääse läpi ensimmäisellä tavalla, tarkistetaan seuraava autentikointitapa listalla). Valitse haluamasi autentikointitavat:
IP-suojaus: Pääsy sallitaan vain halutuista IP-osoitteista. Emme suosittele varauksetta, estää useimmiten pääsyn mobiililaitteilta.
Referer-check: Webinaarisivulle voidaan sallia haluttaessa pääsy vain jos linkkiä on klikattu tietyllä web-sivulla – esimerkiksi osoitteessa intra.yritys.com. Tässä suojausmetodissa webinaarin linkki sijoitetaan intraan tai muulle halutulle web-sivulle, johon on jo pääsy rajoitettu halutulle yleisölle.
O365 autentikointi: Mikäli organisaatiossanne on käytössä Microsoftin O365, voidaan pääsy webinaarisivulle rajoittaa organisaation O365:ssa määriteltyihin käyttäjiin. Suosittelemme tätä metodia, se on suojauksena vahva, ja yleisö pääsee kirjautumaan omilla O365 tunnuksillaan. Huomioithan että käyttäjien salasanat ja muut tiedot eivät missään vaiheessa kulkeudu Flikin järjestelmään, vaan autentikointi tapahtuu Microsoftin O365 ympäristössä.
Salasanasuojaus: Webinaarisivulle voidaan asettaa yksi tai useampia salasanoja. Salasanojen käyttökertaa voidaan rajoittaa, ja salasanan voimassaololle voidaan asettaa päättymispäivä.
Videosyncin generoima videosoitin voidaan upottaa asiakkaan omille sivuille. Tämä tapahtuu seuraavilla koodeilla:
Upotus siten että esityskalvot kulkevat videon vieressä (muuta kokoparametrejä tarvittaessa).
<iframe src=//asiakkaannimi.videosync.fi/linkin-loppuosa-korvaa-tämä-oikealla?embed-view=1″ allowfullscreen width=”900″ height=”500″ scrolling=”no” allowfullscreen frameborder=”0″></iframe>
Testauksessa voit käyttää seuraavaa playeriä johon tulee livestream 24/7.
<iframe src=//flik.videosync.fi/katsoja-testi?embed-view=1″ allowfullscreen width=”900″ height=”500″ scrolling=”no” allowfullscreen frameborder=”0″></iframe>
Pelkän videosoittimen upotus (muuta kokoparametrit tarvittaessa)
<iframe src=”//asiakkaannimi.videosync.fi/linkin-loppuosa-korvaa-tämä/embed-video” allowfullscreen width=”500″ height=”282″ scrolling=”no” allowfullscreen frameborder=”0″></iframe>
Huomioithan että skaalautuvaan upotukseen tarvitset lisäosan joka toteuttaa responsiivisuuden sivustollesi. Tässä voi käyttää esimerkiksi iFrame Resizer skriptiä, esimerkki tästä löytyy täältä.
Viimeiseksi mutta ei vähäarvoisimpana – miten katsojat tulisi ohjeistaa jotta heille voidaan varmistaa hyvälaatuinen kokemus. Alla muutamia valmiiksi kirjoitettuja tekstejä joista voitte valita soveltuvimmat.
Webinaarin katsomiseen et tarvitse maksullisia ohjelmistoja tai latauksia. Osallistua voit tietokoneella, älypuhelimella tai tabletilla. Käyttämässäsi laitteessa on oltava äänentoistoa varten kaiuttimet tai kuulokkeet. Parhaaseen katselukokemukseen suosittelemme Chrome, Firefox, Edge, Safari tai Opera selainta. Voit testata laitteistosi yhteensopivuuden, ja löydät apua yleisimpiin ongelmatilanteisiin linkistä https://flik.videosync.fi/katsoja-testi
This webinar is available without any downloadable software or plug-ins. Participation is possible with computers, smart phones and tablets. Speakers or headphones are required for audio playback. For the best viewing experience we recommend Chrome, Firefox, Edge or Safari browser. Test your system compatibility at https://flik.videosync.fi/official-demo-livestream